Cómo hacer una cotización que sí te compren

Una cotización formal es el documento donde le dices a tu cliente qué le vendes, en qué cantidad, a qué precio y bajo qué condiciones — con folio, fecha de vigencia e IVA desglosado. Para hacerla bien necesitas siete elementos: datos de tu negocio, datos del cliente, folio, fecha con vigencia, partidas detalladas, totales con impuestos y condiciones comerciales.

En esta guía los vemos uno por uno, con un ejemplo de tabla que puedes copiar y los errores más comunes que hacen que el cliente diga «déjame pensarlo» y nunca regrese.

Qué es una cotización y para qué sirve de verdad

Una cotización es un documento comercial donde propones precio y condiciones por productos o servicios, antes de que exista un compromiso de compra. No es un documento fiscal: no es un CFDI (la factura electrónica del SAT), que se emite después y desde un sistema de facturación aparte, solo si el cliente la pide. Si te confunden esos papeles, aquí explicamos la diferencia entre cotización, remisión y factura.

Ahora, lo importante: el propósito real de una cotización no es informar un precio. Es cerrar la venta. Una cotización bien hecha trabaja por ti en tres frentes:

• Genera confianza. Un PDF con folio, logo y desglose se ve como un negocio serio; un número suelto en un chat se ve como un puesto improvisado.
• Protege tu margen. Deja por escrito qué incluye el precio y qué no, para que nadie te reclame después algo que nunca ofreciste.
• Deja constancia. Cuando el cliente acepta, ya hay un acuerdo claro sobre cantidades, precios y condiciones.

Los elementos de una cotización formal, uno por uno

Datos de tu negocio

Nombre comercial o razón social, teléfono o WhatsApp, correo y, si emites facturas, tu RFC. Si tienes logo, úsalo: es tu carta de presentación. El cliente que recibe tres cotizaciones va a confiar más en la que se ve profesional, aunque no sea la más barata.

Datos del cliente

Nombre o razón social de quien te compra y, si aplica, la persona de contacto («Atención: Ing. Martínez»). Personalizar el documento demuestra que hiciste la cotización para él, no que reciclaste una genérica. Además, si el trato avanza, ya tienes los datos capturados.

Folio: tu número de control

El folio es un número consecutivo y único que identifica cada cotización: COT-000123, COT-000124, y así. ¿Por qué importa tanto?

• Da formalidad. Un consecutivo dice «aquí hay un proceso»; una hoja sin número dice «esto lo improvisé».
• Facilita la comunicación. «Te confirmo la COT-000045» es inequívoco; «la cotización de los tornillos de la semana pasada» no.
• Es tu control interno. Sabes cuántas cotizaciones mandas al mes, cuáles se cerraron y cuáles se quedaron en el aire.

Fecha y vigencia: toda cotización debe caducar

Este es el elemento que más negocios olvidan y el que más caro cuesta. Tus costos cambian: los proveedores suben precios, el tipo de cambio se mueve, el flete ya no cuesta lo mismo. Si tu cotización no tiene vigencia, el cliente puede regresar ocho meses después exigiendo el precio viejo — y con el documento en la mano, la razón la tiene él.

Una vigencia de 15 a 30 días es lo habitual; si vendes materiales volátiles como acero, cobre o cable, puedes bajarla a 5 o 10 días. Bonus: la vigencia mete una urgencia sana. «Precios válidos hasta el 30 de agosto» empuja al cliente a decidir.

Partidas: cantidad, unidad, precio unitario e importe

Cada renglón de la cotización es una partida y debe llevar cuatro datos:

1. Cantidad: cuántas unidades cotizas.
2. Unidad: pieza, caja, metro, kilo, litro, servicio. No es lo mismo 10 piezas que 10 cajas de 100 piezas — ser explícito aquí evita el malentendido más caro de todos.
3. Precio unitario: el precio por unidad, sin IVA.
4. Importe: cantidad por precio unitario.

Y ojo con qué precio capturas: si manejas precios distintos por tipo de cliente — público, mayoreo, distribuidor — revisa tus listas de precios antes de cotizar. Cotizarle precio de público a tu mejor mayorista (o al revés) cuesta ventas o cuesta margen.

Subtotal, IVA desglosado y total

Los tres renglones finales de toda cotización formal:

• Subtotal: la suma de los importes, sin impuestos.
• IVA: desglosado por separado. En México la tasa general es 16%; en la franja fronteriza norte aplica 8%; y hay productos con tasa 0% o exentos.
• Total: subtotal más IVA. El número que el cliente va a pagar.

Desglosar el IVA no es un adorno: le evita al cliente la eterna pregunta de «¿ya incluye IVA?» y, si después pide factura, los números ya cuadran.

Condiciones: tiempo de entrega y forma de pago

Todo lo que se pacta de palabra se olvida. Escríbelo:

• Tiempo de entrega: inmediata, 3 días hábiles, sobre pedido.
• Forma de pago: contado, transferencia, 50% de anticipo y 50% contra entrega.
• Alcance: si el flete, la maniobra o la instalación van aparte, dilo aquí.

Ejemplo de cotización con partidas y totales

Así se ve el cuerpo de una cotización formal de una ferretería a una constructora:

Cant.	Unidad	Descripción	P. unitario	Importe
10	Pieza	Chapa cilíndrica cromada llave estándar	$185.00	$1,850.00
5	Caja	Tornillo galvanizado 1/4 x 2 pulgadas (100 pzas)	$92.00	$460.00
2	Cubeta	Impermeabilizante acrílico 19 L, blanco	$1,150.00	$2,300.00
12	Metro	Cable THW calibre 12, forro negro	$18.50	$222.00
			Subtotal	$4,832.00
			IVA 16%	$773.12
			Total	$5,605.12

Arriba de la tabla van tus datos y los del cliente, el folio (COT-000123), la fecha y la vigencia; abajo, las condiciones de entrega y pago. Todo en un PDF con tu logo, y listo para mandar.

Los errores que te cuestan ventas

• Mandar el precio suelto por WhatsApp. Sin documento no hay formalidad: el cliente solo puede comparar el número, y en una guerra de números gana el más barato, no el más confiable. Manda el PDF y usa el chat para dar seguimiento.
• No poner vigencia. Ya lo vimos: el precio de hoy no puede ser una promesa eterna. Sin fecha de caducidad, cualquier alza de tus proveedores sale de tu bolsa.
• El IVA «ya incluido» sin desglosar. Genera desconfianza («¿me está cobrando de más?»), complica la factura posterior y te hace ver informal frente a compradores de empresa.
• Cambiar los precios cuando llega el pedido. Lo que cotizaste se respeta durante la vigencia, punto. Si tu costo cambió, comunícalo antes de surtir y emite una cotización nueva — no «acomodes» el precio en la entrega. Pocas cosas queman más rápido a un proveedor.

¿Hacerla en Excel o con una herramienta?

Excel funciona para arrancar: armas una plantilla, la copias y la llenas. El problema aparece con el volumen. El folio lo llevas a mano y tarde o temprano se duplica. Los precios viven en otra hoja y se desactualizan. Cada cotización es un «guardar como» más en una carpeta que nadie entiende. Y cuando el cliente acepta una cotización de hace un mes, ya nadie sabe si esos precios siguen vivos.

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